Domiciliering van bedrijven in België: wat zegt de wet?
WVV, wet van 2018, KYC-verplichtingen, notarisprocedure: de volledige juridische gids om uw bedrijf in België conform te domiciliëren.
Domiciliering in België: wat zegt de wet?
WVV, wet van 2018, verplichtingen van dienstverleners, opzetprocedure: het gedetailleerde juridische kader om uw bedrijf conform te domiciliëren.
Twijfelt u nog tussen eenvoudige domiciliering en een virtueel kantoor? Ons vergelijkingsartikel helpt u de juiste formule te kiezen. Deze gids richt zich op het juridische luik: wat zijn uw verplichtingen en hoe voldoet u er concreet aan.
De maatschappelijke zetel: wat de wet vereist
Elke vennootschap die in België wordt opgericht, moet een maatschappelijke zetel hebben. Dit is een vereiste van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV), dat op 1 mei 2019 in werking is getreden. Dit adres is geen loutere formaliteit: het bepaalt welke rechtbank bevoegd is bij geschillen, welk belastingkantoor uw aangiften behandelt en waar officiële overheidscorrespondentie naartoe wordt gestuurd.
Het WVV vereist dat elke Belgische vennootschap (BV, NV, CV of VZW) een maatschappelijke zetel aangeeft bij de oprichting. Drie fundamentele regels:
Een reële, fysieke locatie. Postbussen worden niet aanvaard. Het adres moet overeenkomen met een bestaand, toegankelijk en conform lokaal.
Vermelding in de statuten. De maatschappelijke zetel moet verplicht worden opgenomen in de statuten die bij de griffie worden neergelegd.
Officiële publicatie. Elke adreswijziging vereist een formele statutenwijziging, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad en bijgewerkt in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).
De wet van 29 maart 2018: specifieke verplichtingen voor domicilieringscentra
Het WVV bepaalt de algemene regels, maar de wet van 29 maart 2018 regelt specifiek de domicilieringsdienstverleners. Deze wet maakt het onderscheid tussen een professioneel centrum en een louter gemaksadres. Ze legt vier concrete verplichtingen op:
1. Registratie bij de FOD Economie. Elk domicilieringscentrum moet geregistreerd zijn. Zonder deze erkenning opereert de dienstverlener illegaal en kan de registratie van uw vennootschap in vraag worden gesteld.
2. Identiteitscontrole (KYC). Voor het tekenen van een overeenkomst moet het centrum de identiteit van de bestuurder(s) verifiëren. Dit is een antiwitwasverlichting (AML) die geldt voor alle dienstverleners, zonder uitzondering.
3. Bijhouden van een register. Het centrum moet een actuele lijst bijhouden van alle vennootschappen die in zijn lokalen gedomicilieerd zijn, raadpleegbaar door de autoriteiten.
4. Melding van verdachte activiteiten. Bij twijfel is de dienstverlener verplicht elke verdachte activiteit te melden aan de CFI (Cel voor Financiële Informatieverwerking).
Deze verplichtingen beschermen zowel de dienstverlener als de ondernemer. Een centrum dat ze niet naleeft, brengt de juridische geldigheid van uw domiciliering in gevaar.
Stap voor stap: van ondertekening tot Belgisch Staatsblad
Het opzetten van een domiciliering duurt slechts enkele dagen, op voorwaarde dat u de juiste volgorde aanhoudt:
Stap 1: Kies een centrum dat geregistreerd is bij de FOD Economie. Controleer het erkenningsnummer voordat u iets tekent.
Stap 2: Teken een domicilieringsovereenkomst. Dit contract is wettelijk verplicht. Het beschrijft de rechten en plichten van beide partijen (toegang tot lokalen, postbeheer, duur, opzegging).
Stap 3: Registreer het adres in de KBO. Bij oprichting regelt uw notaris dit. Bij verplaatsing van een bestaande maatschappelijke zetel is een statutenwijziging nodig.
Stap 4: Publiceer het adres in het Belgisch Staatsblad. De publicatie officialiseert de wijziging en maakt ze tegenwerpbaar aan derden.
Stap 5: Werk al uw documenten bij: facturen, website, contracten, algemene voorwaarden. Het adres van de maatschappelijke zetel moet overal consistent zijn.
Wat kost het?
De kosten bestaan uit twee delen:
De domiciliering zelf: bij Office Factory vanaf €79/maand. Dit omvat het adres voor de maatschappelijke zetel, postontvangst en een professioneel adres op de Alsembergsesteenweg 842 in Ukkel.
Notariskosten (bij verplaatsing): reken op €1.200 tot €2.000 voor een statutenwijziging, inclusief het opstellen van de akte en publicatie in het Belgisch Staatsblad. Bij een nieuwe oprichting zijn deze kosten inbegrepen in de totale oprichtingskosten.
De vijf meest voorkomende fouten
1. Geen domicilieringsovereenkomst. Zonder schriftelijk contract heeft uw domiciliering geen juridische basis. Bij een controle van de FOD Economie riskeert u sancties.
2. Een niet-geregistreerde dienstverlener. Dit komt vaker voor dan u zou denken, vooral bij online dienstverleners of dienstverleners buiten België. Vraag altijd het erkenningsnummer van de FOD Economie.
3. Vergeten de KBO bij te werken. Na een adreswijziging moet de KBO onmiddellijk worden bijgewerkt. Een verschil tussen uw werkelijk adres en het geregistreerde adres kan leiden tot boetes.
4. De opzegclausules niet controleren. Sommige overeenkomsten vereisen een opzegtermijn van 3 tot 6 maanden. Lees het contract voor u tekent, vooral de uitstapvoorwaarden.
5. Maatschappelijke zetel en exploitatiezetel verwarren. De maatschappelijke zetel (juridisch adres) en de exploitatiezetel (waar u dagelijks werkt) kunnen verschillend zijn. Domiciliering dekt enkel de maatschappelijke zetel.
Waarom een centrum in Ukkel kiezen?
De locatie van uw maatschappelijke zetel stuurt een signaal naar klanten, partners en instellingen. Ukkel is een wijk die bekendstaat om zijn kmo's, internationale organisaties en professionele dienstverleningsbedrijven. Het is een geloofwaardige keuze voor een bedrijf dat een gevestigd Brussels adres wil, zonder de kosten van een huurcontract in het stadscentrum.
Office Factory is geregistreerd bij de FOD Economie en lid van de Belgian Workspace Association. Alle domicilieringsovereenkomsten voldoen aan de vereisten van de wet van 29 maart 2018.
Of u nu een nieuw bedrijf start of uw maatschappelijke zetel wilt verplaatsen, ons team helpt u om alles conform op te zetten volgens het WVV en de wet van 2018.